Location de salle de réception à Paris : guide et conseils
Le choix de la salle de réception est décisif pour la réussite d’un événement. Elle doit effectivement être en accord avec le type d’évènement à organiser. Voilà pourquoi il faut entreprendre des recherches assez tôt surtout si la fête doit se tenir à Paris. Voici quelques conseils pour trouver le lieu de réception idéal à louer en région parisienne.
Pour toute demande de location du lieu de réception, contactez nous ou demandez un devis sur mesure.
Quel genre d’évènement allez-vous organiser ?
La salle où doit se tenir un colloque d’entreprise ne conviendra pas forcément à un mariage. Pour un évènement professionnel, vous pouvez louer un espace de coworking, un restaurant, un rooftop … Pour un mariage, on se pencherait plus vers un château, une salle de fête, une salle de réception, un salon, un espace en plein air …
Pour savoir où louer une salle de réception à Paris, vous devez commencer par déterminer ce point. Et même s’il s’agit d’un évènement professionnel, essayez d’être plus précis. S’agit-il d’un colloque, d’un séminaire, d’une réunion, d’un défilé de mode, d’un vernissage, d’une présentation de produit, d’une vente aux enchères …
Pour une réunion, l’espace de coworking est parfaitement idéal alors que pour un défilé de mode ou un vernissage, il serait préférable de choisir une salle au caractère artistique telle qu’une galerie, un showroom, une salle de spectacle ou un lieu culturel.
Quel type de salle recherchez-vous ?
A Paris, on trouve de nombreux types de salles de réception allant des très chics châteaux aux simples hangars. Pour vous décider, vous devez vous baser sur votre budget de location, mais aussi sur vos envies. Peut-être que pour votre jour J, vous souhaitez goûter à la vie de châtelains ou au contraire, organiser une cérémonie plus bucolique dans un hangar bien décoré. Vous pouvez aussi imaginer une réception champêtre en plein air ou louer un restaurant pour inviter les quelques invités prévus. En gros, tout est possible.
Il vous suffit de définir les caractéristiques que vous attendez de votre salle de fête puis de vous mettre en quête.
Une autre tendance à étudier pour organiser une réception originale à Paris est celle de louer une péniche voguant sur la Seine pour un repas de mariage. Cela convient aussi bien aux évènements professionnels qu’aux fêtes privées comme un anniversaire, un baptême, des fiançailles …
Combien de convives souhaitez-vous inviter ?
Maintenant que vous savez quel type d’évènement vous allez organiser et quel genre de salle de réception à Paris il vous faut, vous devez déterminer le nombre de personnes à convier. Cela va vous permettre de connaître la surface requise pour accueillir tout le monde. Ce qu’il faut retenir c’est que :
- Pour organiser un cocktail dinatoire ou un buffet debout, il faut compter 1 m² par personne. Donc si vous prévoyez de convier 200 personnes, la salle doit s’étaler sur au moins 200 m².
- Pour organiser un repas assis, il faut compter 2 m² par personne ce qui fait 400 m² pour 200 invités.
- Pour organiser un dîner en tables rondes avec une piste de danse, il faut compter 1,5 m² par personne doit 300 m² pour 200 personnes.
N’oubliez pas que la réussite d’un évènement dépend aussi du bien-être des convives. Il ne faut pas qu’ils soient trop à l’étroit et avec la situation sanitaire actuelle, plus le lieu de réception est vaste et aéré, mieux ce sera.
Dans quelle zone souhaitez-vous organiser l’évènement ?
Paris, c’est très vaste et le prix de location de salle de réception varie d’un arrondissement à un autre. Louer une salle sur les Champs Elysées vous reviendra, évidemment, plus cher que de louer une salle dans le 19e arrondissement de la capitale, mais tout dépend du type de lieu.
Dès le départ, essayez de déterminer la zone où vous souhaitez organiser l’évènement. Cela va réduire les zones de recherche et il sera plus facile de trouver le lieu de réception idéal.
Quel est votre budget de location de salle à Paris ?
Comme on vient de le souligner dans le paragraphe précédent, les prix varient fortement d’un arrondissement à un autre de Paris. Ce qui est certain c’est que quel que soit la somme que vous souhaitez mettre dans la location de la salle, vous trouverez forcément l’endroit parfait. Voici toutefois quelques astuces pour ne pas dépasser le budget imparti :
- Demandez conseil au traiteur que vous avez engagé : les traiteurs collaborent souvent avec diverses salles de réception donc il peut vous conseiller, voire vous obtenir un prix préférentiel auprès d’un de ses partenaires.
- Organisez l’évènement durant les périodes creuses : du printemps en automne, soit durant les beaux jours, presque la totalité des lieux de réception augmente leur prix de location. La meilleure période pour bénéficier d’un rabais de 30 à 50 % c’est donc de programmer la réception entre octobre à mars. Si vraiment vous tenez à ce qu’elle se tienne au printemps, essayez de l’organiser un jour de semaine. Les prix sont plus abordables en semaine qu’en fin de semaine et durant les week-ends.
- Pensez à la logistique : avant de signer le contrat de location, demandez toujours ce qu’inclut le prix que vous vous apprêtez à payer. Inclut-il les tables, les chaises, les nappes, les housses et la vaisselle ou seulement la salle nue ? Idéalement, il faut choisir une salle où tout est déjà compris donc essayez de négocier. Et puisqu’on parle logistique, n’oubliez pas de demander si vous pouvez décorer librement la salle où s’il vous est interdit de toucher à la déco existante.
Enfin, puisqu’il s’agit de louer le lieu le temps de la réception, il faut aussi se renseigner sur la durée durant laquelle il est à votre disposition. Il est courant que les salles demandent un coût supplémentaire en cas de dépassement donc pour autant éviter cet imprévu si on a un budget limité.