Comment organiser une soirée de remise de diplôme ?

Organiser une soirée de remise de diplôme est devenu de plus en plus courant. Pour les établissements scolaires, c’est une manière de féliciter les lauréats en grandes pompes et de faire un peu de publicité auprès de futurs étudiants potentiels. Pour les étudiants, cette soirée clôt un chapitre et en ouvre un autre. Pour célébrer cette transition, la soirée de remise de diplôme doit être une réussite. Voici quelques conseils d’organisation.

Vous organisez une cérémonie de remise de diplôme et vous cherchez un traiteur ? Contactez-nous !

Quand la soirée doit-elle avoir lieu ?

En fin d’année scolaire. Ce sera au chef d’établissement de déterminer la date. Pour que tous puissent en profiter, mieux vaut l’organiser l’année scolaire suivante, quand les nouveaux lauréats auront bien pris conscience de leur réussite et une fois qu’ils se seront bien reposés durant les vacances. Laisser couler un certain laps de temps permet aussi de rendre ces retrouvailles plus agréables. Les anciens élèves rencontrent alors les nouveaux tandis que les anciens camarades se retrouvent pour parler de leur futur avenir.

Qui doit organiser la soirée de remise de diplôme ?

Le chef d’établissement et son staff devront veiller à la bonne organisation de la soirée. Néanmoins, ils peuvent former quelques groupes d’étudiants et confier à chaque groupe une tâche spécifique. Cette délégation permet d’alléger la surcharge de travail et de faire en sorte que tous participent réellement aux réjouissances. Ainsi, il est possible d’avoir une équipe pour :

-        La décoration :

Cette équipe se chargera de décorer le lieu de la fête. Normalement, c’est au chef d’établissement de déterminer dans quelle salle elle aura lieu cette année. Cette même équipe peut s’occuper également de la logistique pour la disposition des chaises, des tables, de l’estrade …

-        Le buffet :

Pas de cérémonie de remise de diplôme sans buffet. Pour que tous les invités puissent se régaler, il est conseillé de faire appel à un service traiteur. Cela vous fera une tâche de moins. Avec l’aide de ce professionnel, l’équipe en charge de la nourriture et des boissons pourra élaborer un menu festif et gourmand.

Notez qu’il est possible de commander des gourmandises personnalisées pour marquer l’évènement. Il est également possible de demander certaines prestations comme d’assurer la mise en place, la livraison, le service … Et selon l’organisation choisie, on peut commander un buffet, un repas servi à table, un apéritif dînatoire … Ainsi, quelles que soient vos envies, il suffit d’en faire part au professionnel. Ce dernier vous donnera aussi de précieux conseils pour que tout se déroule à merveille.

-        L’animation et la sonorisation :

L’animation doit, bien sûr, être assurée pour que l’on puisse s’amuser. DJ, sonorisation, jeux de lumière, effets spéciaux … tout est possible. Il faudra seulement faire attention à ne pas dépasser le budget imparti. Dans certains établissements, les étudiants assurent eux-mêmes l’animation en proposant divers jeux. Et bien évidemment, il ne faut pas oublier la fameuse élection du roi et de la reine de la fête. Le traiteur évènementiel peut vous proposer une formule clé en main !

-        Les invitations :

Il est de coutume d’inviter diverses personnes à une soirée de remise de diplôme. Il y a les étudiants eux-mêmes, mais aussi leurs parents et leurs proches. Tous les professeurs doivent également être présents et si cela est possible, invitez aussi quelques personnalités locales.

Une équipe doit être en charge d’éditer et d’envoyer les cartons d’invitation et ce, au bon moment. Il ne faudrait pas que certaines personnes ne les reçoivent qu’au dernier moment.

Quelle tenue porter pour une soirée de remise de diplôme ?

A une soirée de remise de diplôme, tout le monde doit se mettre sur son trente-et-un. Dans certains établissements, les étudiants doivent porter la même tenue, souvent sous les couleurs de leur établissement, pour se distinguer du reste de l’assemblée. Par-dessus leur tenue, ils doivent ensuite porter la fameuse toge, leur écharpe et le chapeau de diplômé. 

Après la remise officielle des certificats et les embrassades, ils peuvent retirer toge, écharpe et chapeau pour arborer une tenue plus confortable, mais tout aussi élégante. Les étudiantes se parent de leur plus belle robe de bal tandis que les étudiants se mettent en costume cravate.

Que ce soit durant la remise des diplômes ou durant la soirée, le buffet doit être assuré. Pour vous faciliter les choses, faites appel au même traiteur de remise de diplôme. Cela permet aussi de bénéficier de prix plus abordable. 

Et après la fête ?

Après la fête, il y aura le nettoyage. Là encore, une équipe peut être désignée pour s’en charger, mais il est également possible que le chef d’établissement y affecte le personnel de nettoyage de l’école.

Dans tous les cas, il est important d’en parler dès l’organisation pour qu’une fois la soirée terminée, tout le monde puisse retourner à sa vie habituelle.