Lieu de réception : les astuces pour faire le bon choix

Lieu de réception : les astuces pour faire le bon choix

Vous envisagez d’organiser un événement prochainement ? Un mariage, un baptême, une soirée professionnelle… Le choix de la salle de réception constitue une étape importante et renferme un plan d’action bien précis.

L’ambiance et la convivialité de la fête dépendent en partie de l’environnement où les invités sont conviés. Plusieurs facteurs vous aideront à dénicher la meilleure salle de réception, celle qui correspondra à vos besoins et vos attentes.

Salle de réception : quand chercher ?

La recherche du lieu de réception doit être entamée dès que la date de votre événement est fixée. Autrement dit, vous devez le faire aussi vite que possible. La disponibilité des salles de réception varient d’une saison à une autre.

Si vous songez à une date durant la saison haute pour votre évènement, c’est-à-dire entre avril et octobre, pensez à faire une réservation de la salle un an avant la date. C’est un strict minimum.

Si le lieu de la réception se trouve dans une région très demandée telle que la Provence ou la Côte d’Azur, vous devez réserver au moins deux ans à l’avance pour une salle de réception correcte. Pour un lieu privilégié, il se peut que vous ayez besoin de modifier la date de votre événement en fonction de la disponibilité de la salle.

En revanche, si la date de votre événement se trouve dans la saison basse, le délai est plus flexible mais le plus tôt sera le mieux. De plus, durant cette période, le coût de location est moins cher par rapport au prix proposé en saison haute.

Salle de réception : où chercher ?

Le choix du lieu dépend de la zone géographique liée à l'événement ou que vous affectionnez le plus. La salle de réception idéale devrait être facilement accessible à tous les invités. Privilégiez une salle se trouvant à proximité des moyens de transport tels que l’aéroport, la gare, etc.

La bonne salle de réception doit également se situer près des hébergements pour accueillir les invités lors de l'événement.  Si ce dernier en question est un mariage ou un baptême, la salle de réception doit être proche du lieu de la cérémonie qui peut être une église ou une mairie. Vous éviterez les longs trajets qui peuvent fatiguer vos invités et vos proches.

Dans le cas d’un mariage, le lieu de réception pour un mariage se situe traditionnellement dans la région de la mariée. Mais il est devenu de plus en plus fréquent de faire la célébration d’un mariage dans un milieu neutre. De nombreux mariés, notamment ceux habitant en Ile-de-France se marient à la campagne aux alentours de Paris, dans un paysage verdoyant. Cela dit, si la salle de réception est implantée dans une région éloignée, cela engendrera plus de coûts et rendra l’organisation de la fête plus complexe.

Quel type de salle de réception choisir ?

Vous pouvez également organiser votre évènement dans une maison familiale. Mais si vous n’en disposez pas, vous devez opter pour la location d’une salle de réception. Pour ce faire, votre choix se basera sur plusieurs critères.

Votre budget

La location d’une salle de réception constitue la plus importante dépense dans le coût total d’une réception. Le prix d’une location varie en fonction du type de lieu de réception à louer. Par exemple, le coût sera plus onéreux avec un château privatisé qu’une simple salle de fête.

Le type de réception

Le choix de la location dépend du type d’évènement que vous préparez. Le lieu de réception pour un simple déjeuner de baptême n’est pas le même que pour un weekend de mariage. Les préparatifs et les besoins diffèrent grandement pour ces deux types d'événements.

Le nombre d’invités

La capacité de la salle de réception est également un facteur déterminant. L’estimation du nombre d’invités que vous allez recevoir va orienter le choix de votre salle de réception. Pour qu’un invité soit à son aise lors de la fête, il lui faut un espace de 1m2 au minimum s’il s’agit d’un dîner et 50 cm2 s’il s’agit d’un buffet.

Le type de prestation

La prestation peut être une formule clé en main ou une salle de réception libre de traiteur et sans mobilier. Si vous choisissez la première option, vous gagnez du temps en vous libérant de toutes les contingences d’organisation. Par contre, vous n’aurez pas le choix en matière de traiteur. Avec la deuxième option, vous pouvez faire des économies mais vous serez contraint de chercher plusieurs prestataires, donc plus de tâches à faire dans l’organisation de votre évènement.  Vous avez un projet et vous cherchez un lieu de réception et une formule clé en main ? contactez-nous.